Elektroniczne faktury i umowy – jak z głową prowadzić e-dokumentację?

W dobie cyfryzacji coraz więcej firm rezygnuje z prowadzenia papierowej dokumentacji na rzecz tej elektronicznej. To oznacza, że faktury za prąd czy usługi mobilne coraz częściej będą trafiały do Ciebie drogą mailową, a niektóre rodzaje umów już teraz bez problemu możesz zawrzeć online. Sprawdź, jak prowadzić e-dokumentację w domu i zachować w niej porządek!

Dokumenty w formie papierowej łatwo gdzieś zawieruszyć. Mogą one również ulec zniszczeniu, a przechowywane w segregatorach zajmują sporo miejsca. Prowadzenie dokumentacji elektronicznej jest wygodniejsze, bezpieczniejsze i bardziej ekologiczne –przyczynia się do redukcji zużycia surowców naturalnych i powstawania odpadów, a przy tym wszystko masz w jednym miejscu i przy właściwym katalogowaniu łatwiej odszukasz dokument, którego w danym momencie pilnie potrzebujesz.

Jakie dokumenty warto przechowywać w formie elektronicznej?

Faktury i rachunki

Dla ułatwienia sobie organizacji dokumentów w domu, warto wybrać u swojego dostawcy opcję, aby faktury za internet i usługi mobilne, a także rachunki za prąd, wodę, gaz czy czynsz ze spółdzielni mieszkaniowej były wysyłane do Ciebie na adres mailowy. Opłacone faktury i rachunki dobrze jest przechowywać w jednym miejscu. Wykorzystasz je później do lepszego zarządzania budżetem domowym – dzięki temu łatwiej przeprowadzisz bilans przychodów i wydatków na koniec każdego miesiąca, kwartału czy roku oraz zaplanujesz przyszły budżet.

Skany papierowych wersji ważnych dokumentów

Dobrą praktyką jest zeskanowanie dokumentów, które posiadasz w wersji papierowej, a do których także możesz potrzebować któregoś dnia wrócić. Co warto zeskanować? Umowy kredytowe, umowy najmu, dokumenty podatkowe (PIT), a także dowody zakupu cennych przedmiotów i urządzeń – te przydadzą Ci się później do rozpatrzenia reklamacji lub otrzymania ubezpieczenia w razie nieszczęśliwego zdarzenia.

Umowy zawierane online

Pandemia przyczyniła się do tego, że sporo z nas pracuje zdalnie i załatwia związane z tym formalności online. Po godzinach zajmujesz się czymś, co przynosi Ci dodatkowe źródło dochodu? Jako osoba fizyczna, nieprowadząca działalności gospodarczej, możesz także zawierać umowy o dzieło lub umowy zlecenie i wystawiać rachunki.

Polskie prawo pozwala na zawieranie niektórych umów przez internet i jeżeli przepisy nie przewidują formy szczególnej dla danej umowy (w razie wątpliwości tę kwestię warto skonsultować z radcą prawnym), to jest ona tak samo ważna jak umowa podpisana osobiście. W zależności od rodzaju umowy do wyboru mamy dwie możliwości zawarcia jej przez internet: w formie dokumentowej – poprzez wymianę wiadomości mailowych, a także w formie elektronicznej – poprzez wymianę dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który ma taką samą moc jak własnoręcznie złożony podpis.

W celu podpisania dokumentów online przy użyciu podpisu kwalifikowanego możesz skorzystać z różnego rodzaju dedykowanych platform i aplikacji. Umożliwiają one upoważnionym stronom dostęp do dokumentów w przyszłości i pobranie ich w formie pliku pdf na swój komputer oraz zabezpieczają przed możliwością wprowadzenia zmian już po nadaniu umowy do podpisu. Przy wyborze takiej platformy należy zwrócić uwagę na bezpieczeństwo przechowywania danych. 

Organizacja domowej e-dokumentacji

Aby w pełni wykorzystać zalety prowadzenia elektronicznej dokumentacji w domu, będziesz musiał zadbać nieco o porządek w plikach. Jak organizować dokumenty, aby móc je później bez problemu odszukać i przypadkowo nie zagubić ważnej faktury w skrzynce mailowej?

• otrzymane na maila faktury i rachunki oraz podpisane elektronicznie umowy pobierz na dysk swojego komputera
• dokumenty w wersji papierowej zeskanuj i zapisz na dysku
• przejrzyj wszystkie zgromadzone dokumenty i zaplanuj organizację swoich plików – rozpisz na kartce, do jakich kategorii możesz je dopasować i jakie foldery będą Ci w związku z tym potrzebne (np. faktury za telefon, rachunki wystawione przez Ciebie, umowy o dzieło itd.)
• zastanów się, jaka będzie ich struktura – w obrębie danej kategorii zaplanuj kolejne foldery, które pozwolą Ci porządkować dokumenty, np. według roku, w którym zostały wystawione 
• nazwij każdy z plików według jednego schematu, opisując, czego dotyczy dokument i kiedy został wystawiony, np. RRRR-MM-DD-Faktura-NAZWA.pdf – dzięki temu łatwiej będzie Ci uszeregować pliki od najstarszego do najnowszego
• utwórz na dysku komputera foldery odpowiadające rozpisanym wcześniej kategoriom i ich strukturze, i umieść w nich odpowiednie pliki 
• pobieraj nowe faktury ze swojej skrzynki pocztowej od razu po ich otrzymaniu i przydzielaj do właściwych folderów; postępuj tak samo w przypadku podpisanych umów
• twórz kopie zapasowe wszystkich dokumentów i przechowuj je na przenośnym dysku (np. pendrive) albo w chmurze (np. Google Drive lub Dropbox), katalogując je w ten sam sposób, co na komputerze
• dla łatwiejszego zarządzania swoją e-dokumentacją możesz zainstalować specjalnie dedykowane temu programy (np. eDoc Organizator czy EverDoc), które pozwalają na przydzielanie dokumentom kolorów odpowiadających poszczególnym kategoriom, sortowanie ich według słów kluczowych, katalogowanie folderów dostępnych w chmurach sieciowych czy nawet porządkowanie e-maili 

Wprowadzenie tych kilku zasad pozwoli Ci na zachowanie porządku w swojej e-dokumentacji. A ta – jak już wiesz – ma wiele plusów. Dzięki temu, gdy następnym razem będziesz pilnie potrzebował sprawdzić warunki umowy na usługi mobilne lub zeszłoroczny PIT, do odnalezienia właściwego dokumentu wystarczy Ci tylko kilka kliknięć na komputerze!

Źródła:

https://www.umownik.pl/zawarcie-umowy-przez-internet-bez-podpisu-kiedy-jest-wazna/#Zawarcie_umowy_przez_internet

https://www.taxe.pl/blog/1166/elektroniczne-formy-przechowywania-dokumentow-ksiegowych/

https://autenti.com/pl/blog/na-co-zwrocic-uwage-przy-wyborze-platformy-do-elektronicznego-podpisywania-dokumentow-online 

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-czy-osoba-nieprowadzaca-dzialalnosci-moze-wystawic-fakture-vat