Czym jest terminal płatniczy POS i jak działa?

Przyjmowanie płatności zbliżeniowych w firmach powoli jest standardem. W praktyce terminale POS dla przedsiębiorców to spore ułatwienie. Z takim sprzętem możesz swobodnie przyjmować płatności bezgotówkowe od klientów. A więc co to jest terminal płatniczy POS, jak działa i kiedy przedsiębiorca ma obowiązek zainstalować takie urządzenie? Dowiedz się więcej!

Terminal płatniczy POS – co to?

Nowoczesne terminale płatnicze POS (Point of Sale) to niewielkie urządzenia, umożliwiające swobodne przyjmowanie płatności bezgotówkowych. Wdrożenie takiego systemu w firmie pozwala na realizowanie operacji z użyciem kart płatniczych, urządzeń mobilnych, multimedialnych zegarków, a także płatności metodą BLIK.

Zasada działania jest prosta. Terminal POS przyjmuje płatności poprzez odczytywanie danych z karty lub innego urządzenia podpiętego do systemu bankowości elektronicznej.

Czy wiesz, że…? Zgodnie z nowelizacją Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 24 stycznia 2025 roku nie ma jeszcze obowiązku posiadania terminala płatniczego przez przedsiębiorców¹. Dodatkowo zniesiono obowiązek integracji kas fiskalnych online ze standardowymi terminalami płatniczymi.

Terminale POS znajdują praktyczne zastosowanie w wielu branżach, a w tym w szeroko pojętym handlu detalicznym, gastronomi, hotelarstwie, a także w firmach usługowych – również tych, które realizują swoją działalność z dojazdem do klienta.

A więc zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce:

1. Przedsiębiorstwa nie mają obowiązku posiadania terminala płatniczego, o ile nie chcą lub nie potrzebują korzystać z jego funkcjonalności.
2. Nie ma prawnego obowiązku integracji kasy fiskalnej online z terminalem płatniczym.
3. Raportowanie transakcji handlowych może odbywać się przez agentów rozliczeniowych, a nie system zintegrowany między terminalem i systemem kasy fiskalnej.

A zatem zmiany w ustawodawstwie spowodowały spore ujednolicenie przepisów związanych z płatnościami bezgotówkowymi w firmach. Niemniej jednak posiadanie terminala POS zdecydowanie ma sens, chociażby ze względu na pełną swobodę w przyjmowaniu płatności od klientów. Dodatkowo, jeśli skorzystasz z możliwości przyjęcia terminala w ramach oferty banku, zyskasz 2 lata zwolnienia z dzierżawy terminala. Warto też wspomnieć, że nowelizacja przepisów powinna zakończyć wcześniejsze spekulacje, jakoby Ustawa Prawo przedsiębiorców generowała konieczność ewidencji sprzedaży poprzez integrację kasy fiskalnej z terminalem płatniczym².

Jak działa terminal płatniczy? Krok po kroku

Zasada działania terminali POS jest prosta. To nieskomplikowane urządzenia, które pozwalają na szybkie przyjmowanie płatności bezgotówkowych. W momencie, gdy w firmie zostanie zrealizowana usługa lub sprzedany produkt, a klient chce zapłacić kartą, telefonem, zegarkiem lub metodą BLIK…

1. Wprowadzasz do terminala płatniczego POS kwotę transakcji i zatwierdzasz ją wraz ze wskazaniem metody płatności: BLIK lub zbliżeniowo.
2. Następnie po wczytaniu danych karty płatniczej następuje komunikacja systemu terminala POS z centrum autoryzacyjnym, które łączy się z bankiem wydającym.
3. W kolejnym kroku bank weryfikuje, czy na koncie klienta znajdują się środki wystarczające na pokrycie transakcji oraz ważność autoryzacji.
4. Dalej operacja jest autoryzowana, środki pobierane z konta klienta i przekazywane na rachunek sprzedawcy.
5. Ostatni krok to wyświetlenie monitu o wydrukowaniu potwierdzenia operacji oraz kopii dla klienta. Alternatywnie paragon może zostać wysłany w wersji elektronicznej – na jasną prośbę kupującego.

W praktyce terminale płatnicze POS są proste w obsłudze i integracji w firmie. Sprzęt składa się z czytnika kart zbliżeniowych, klawiatury numerycznej, drukarki, czytnika kart z paskiem magnetycznym, a także mikroprocesora.

Pamiętaj! Aby wykorzystać pełen potencjał terminali POS, musisz poprawnie aktywować urządzenie. W tym celu powinieneś zarejestrować urządzenie w systemie ERP lub POS, a następnie przejść przez procedurę pierwszego uruchomienia zgodnie z instrukcją wyświetlaną na ekranie urządzenia.

Dodatkowe funkcje w terminalach POS – jakie są najważniejsze?

Decydując się na terminal płatniczy POS, zyskujesz szereg przydatnych funkcjonalności, które ułatwiają przyjmowanie płatności zbliżeniowych i mobilnych. Jeśli już wiesz, jak działa terminal płatniczy, powinieneś też poznać jego dodatkowe funkcje. Oprócz klasycznego przyjmowania płatności zbliżeniowych i mobilnych, terminal pozwala także na:

• szybką obsługę płatności BLIK, Google Pay i Apple Pay;
• wprowadzanie napiwków, np. dla kelnerów w branży gastronomicznej;
• dzielenie płatności na kilku klientów w obrębie jednego rachunku;
• integrację terminala POS z systemem sprzedażowym w firmie, np. kasą fiskalną.

Dodatkowo nowoczesny terminal POS pozwala na korzystanie z funkcji doładowania telefonu oraz wypłatę gotówki przy okazji realizowania transakcji płatniczej w ramach cashback.

Atutem jest też moduł płatności DDC, który pozwala klientom na realizowanie operacji płatniczych w walucie swojego kraju. Dzięki temu turyści mogą płacić kartą lub telefonem bez zmartwień o koszty przewalutowania operacji.

Rodzaje terminali POS – jakie rozwiązania są popularne?

Terminale płatnicze POS występują w kilku konfiguracjach. Powinieneś je poznać, zanim zdecydujesz się na konkretne rozwiązania dla swojej firmy. 3 popularne wersje to:

1. Terminale stacjonarne – to najprostsze urządzenia, które można wykorzystywać w siedzibie firmy lub w lokalach gastronomicznych. Wymagają stałego połączenia z siecią i elektrycznością.
2. Terminale mobilne – działają identycznie jak stacjonarne terminale POS, ale z tą różnicą, że są wyposażone w zasilanie akumulatorowe i połączenie z siecią GPRS. Dzięki temu możesz przyjmować płatności zbliżeniowe nawet poza siedzibą firmy.
3. Terminale SmartPOS (SoftPOS) – to najnowsze rozwiązanie na rynku. Integrując terminal SoftPOS z systemem w firmie, możesz przyjmować płatności bezgotówkowe w swoim telefonie. Wystarczy, że masz odpowiednie urządzenie obsługujące tę technologię.

Staraj się dopasować typ terminala POS do potrzeb swojego przedsiębiorstwa. Jeśli masz punkt gastronomiczny, hostel lub salon fryzjerski – wtedy wystarczy Ci stacjonarne urządzenie. W przypadku prowadzenia firmy handlowej z dojazdem do klientów lub przedsiębiorstwa usługowego, przyda Ci się funkcjonalny terminal mobilny lub SoftPOS.

Sprawdź ofertę terminali płatniczych w ofercie Credit Agricole!

Dlaczego warto mieć terminal POS? Podsumowanie

Jest wiele czynników determinujących opłacalność wdrożenia terminali POS w firmie. W ten sposób zyskujesz przede wszystkim:

• wyższy poziom zadowolenia potencjalnych klientów, dzięki możliwości płacenia w wybrany przez siebie sposób;
• sprawniejsze procesy sprzedażowe;
• mniejsze ryzyko popełnienia błędów w rozliczeniach handlowych;
• łatwiejszą ewidencję sprzedaży towarów i usług;
• realną poprawę wizerunku swojego przedsiębiorstwa;
• możliwość skorzystania z licznych ulg i dotacji, np. w ramach programu „Polska Bezgotówkowa”.

Dodatkowo zyskujesz pełną kontrolę nad firmowymi finansami. Będziesz też sprawnie raportować operacje handlowe. A więc postaw na bezpieczeństwo i zacznij korzystać z funkcjonalnych terminali płatniczych POS – to urządzenie, które może realnie wpłynąć na sposób zarządzania przedsiębiorstwem.

Bibliografa

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000222
2. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000646/U/D20180646Lj.pdf
3. https://polskabezgotowkowa.pl/terminal-platniczy/