Jak założyć własną firmę? Poradnik od A do Z

Założenie własnej firmy to marzenie wielu osób, które chcą osiągnąć niezależność. Wiąże się z licznymi obowiązkami, jednak korzyści związane z pracą na własny rachunek niejednokrotnie przekonują do tego kroku. Jak założyć działalność gospodarczą? Nie wiesz jeszcze, na jaką formę działalności się zdecydować? Co jest niezbędne? Sprawdź!

Kto może założyć działalność gospodarczą w Polsce?

Masz pomysł na biznes, jednak zastanawiasz się, jak założyć własną firmę? Opcji jest całkiem sporo. Kto może założyć firmę? Działalność gospodarczą założyć może każda osoba fizyczna lub prawna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych.

Osoby fizyczne mogą założyć jednoosobową działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG-1) oraz spółkę cywilną, partnerską lub jawną. Z kolei spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, komandytowe czy komandytowo-akcyjne mogą zakładać osoby prawne.

Jak założyć własną firmę – stacjonarnie czy przez Internet?

Jeżeli zastanawiasz się, jak założyć własną działalność, zrobisz to na dwa sposoby. Możesz skorzystać z tradycyjnej drogi i udać się do urzędu gminy czy miasta lub zrobić to przez Internet.

Rejestracja przez Internet

Jak założyć firmę przez Internet? Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki może odbyć się za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Większość formalności załatwia się formularzem – CEIDG-1. Na nim określa się m.in. wszystkie swoje dane, dane firmy, wskazuje formę opodatkowania podatkiem dochodowym. Druk ten służy także uzyskaniu wpisu REGON, zgłoszenia do NIP, ZUS. W przypadku spółki cywilnej druk składa każdy ze wspólników.

Złożenie formularza CEIDG-1 jest równoznaczne z zarejestrowaniem firmy, jednak pozostają formalności w urzędzie skarbowym. Dotyczą one rejestracji jako podatnik VAT czy PCC-3 (14 dni).

Jeżeli rozważasz, jak założyć działalność gospodarczą online, konieczny będzie profil zaufany. Jest to odpowiednik własnoręcznego podpisu. Można go uzyskać w urzędzie miasta, gminy czy specjalnej firmie, jednak najłatwiej skorzystać z bankowości internetowej. To bank weryfikuje wówczas tożsamość wnioskującego i tworzy profil.

Rejestracja stacjonarna

Jak otworzyć firmę w urzędzie gminy? Formularz CEIDG-1 możesz wypełnić, wydrukować ze strony i udać się z nim do urzędu. Jeżeli pobierzesz kod, przedstawisz go urzędnikowi. Na jego podstawie odnajdzie on w systemie wypełniony wcześniej formularz, wydrukuje, a Ty podpiszesz. Druk można pobrać także w urzędzie, wypełnić oraz podpisać.

Otwarcie własnej działalności nie jest trudne – formalności zostały ograniczone, aby ułatwić całą procedurę!

Przygotowanie do założenia firmy. Jakie dane przygotować do wniosku?

Wypełnienie formularza CEIDG-1 to ważny moment zakładania firmy. Warto wcześniej przygotować niezbędne dane, co ułatwi jego sprawne uzupełnienie. Należy przygotować:

• imię, nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia;
• rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości;
• PESEL;
• wszystkie posiadane obywatelstwa;
• numer NIP i REGON jeśli zostały nadane;
• adres zamieszkania oraz inne adresy związane z zakładaną działalnością gospodarczą;
• nazwę zakładanej działalności gospodarczej – musi zawierać Twoje imię i nazwisko,
• nazwę skróconą;
• kody PKD – dopasuj je do rodzaju Twojej działalności i wybierz kod przeważający,
• liczbę pracowników, których planujesz zatrudnić;
• datę rozpoczęcia działalności;
• informacje o ubezpieczeniu w ZUS, KRUS lub za granicą;
• dane urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce twojego zamieszkania.

Otwieranie działalności gospodarczej krok po kroku

Wybierz formę działalności gospodarczej. JDG czy spółka cywilna?

Założenie działalności jednoosobowej (JDG) nie jest trudne i nie wymaga dużych nakładów finansowych. Jeżeli zastanawiasz się jaką formę działalności gospodarczej wybrać na początek biznesowej drogi, to właśnie JDG może być optymalnym wyborem. Jesteś własnym szefem, samodzielnie podejmujesz decyzje. Koszty księgowe nie są duże, dlatego możesz zlecić je biuru rachunkowemu. Wadą prowadzenia JDG jest odpowiedzialność za zobowiązania prywatnym majątkiem przedsiębiorcy oraz jego współmałżonka.

Alternatywą do założenia firmy jednoosobowej może być spółka cywilna. Nie wymaga wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, a właściciele mają dużą swobodę w kształtowaniu umowy. Prowadzenie spółki cywilnej nie generuje dużych kosztów, a księgowość można zlecić do biura rachunkowego. Pamiętaj jednak, że właściciele ponoszą pełną odpowiedzialność za zobowiązania firmy prywatnym majątkiem. Spółkę cywilną prowadzi więcej osób niż JDG, dlatego odpowiedzialność się rozkłada. Mimo to wszyscy wspólnicy podejmują decyzje.

Otwarcie własnej działalności a jej dane. Nazwa i adres

Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z podaniem jej nazwy oraz adresu prowadzenia. Przy JDG we wniosku CEIDG-1 nazwa musi zawierać co najmniej imię i nazwisko właściciela oraz nieobligatoryjnie inne określenia (np. wskazujące profil działalności lub miejsce jej prowadzenia). To, jak nazwiesz swoją firmę, może mieć bardzo duże znaczenie dla jej odbioru wśród potencjalnych klientów.

Adres może być taki sam, jak adres zamieszkania właściciela firmy. To ten adres będzie widoczny na fakturze, ale miejsce prowadzenia działalności może być inne. Przedsiębiorca może mieć kilka stałych miejsc prowadzenia działalności gospodarczej. Powinien jednak wszystkie ujawnić w rejestrze, wskazując jedno główne.

Kod PKD – konieczny do założenia działalności gospodarczej

Przy zakładaniu firmy w Polsce obowiązkowy jest kod PKD. Jest to symbol określający profil działalności gospodarczej. Służy jako informacja dla urzędu, czym zajmuje się firma i przypisuje ją do konkretnych branż. Przy zakładaniu działalności gospodarczej należy podać co najmniej jeden kod najlepiej opisujący zakres działalności. Kody można jednak zmienić podczas aktualizacji wpisu do CEIDG-1.

Kod PKD jest podstawą do nadania numeru REGON. W systemie CEIDG-1 wystarczy wpisać jeden kod, ale można wybrać kilka, a przy zmianie lub rozszerzeniu działalności – zaktualizować je.

Wybierz formę opodatkowania przy zakładaniu firmy

Kiedy zakładasz firmę, pamiętaj o wskazaniu formy opodatkowania. Możesz wybrać:

• podatek liniowy;
• zasady ogólne, czyli tzw. skalę podatkową; 
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Jeżeli nie zrobisz tego od razu, możesz podać tę informację później poprzez aktualizację wpisu w CEIDG-1. Formę opodatkowania musisz wybrać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym firma osiągnie pierwszy w roku podatkowym przychód.

Podatek liniowy wynosi 19% dochodu. Podatnicy mogą go pomniejszyć m.in. o składki na ubezpieczenie społeczne czy wpłaty na indywidualne konto zabezpieczenia emerytalnego.

Skala podatkowa to zaś  podstawowa forma opodatkowania dochodu z działalności gospodarczej. Kwota wolna od podatku to 30 000 zł rocznie, powyżej niej podatek wynosi 12% do limitu 120 000 złotych oraz 32% powyżej tej kwoty. Przy tej formie możesz skorzystać z szeregu ulg, np. na dziecko czy Internet.

Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych podatek pobiera się bez pomniejszenia o koszty, czyli podatek od przychodu. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności stawki ryczałtu wynoszą od 2 do 17%. Musisz pamiętać, że nie ma tu kwoty wolnej od podatku. Co więcej, ryczałt jest ograniczony jedynie do określonego katalogu działalności.

Określ, który Urząd Skarbowy będzie odpowiedni

Otwarcie własnej działalności wymaga podania nazwy urzędu skarbowego, do którego kierowany jest wniosek. Nie jest to urząd związany z adresem prowadzonej działalności gospodarczej, ale zamieszkania podatnika. Ponadto nie trzeba podawać miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Otwórz konto firmowe dla swojego biznesu

Wiesz już, jak założyć firmę. Teraz warto pomyśleć nad kontem bankowym dla biznesu. Podczas wypełniania wniosku CEIDG-1 można podać numer prywatnego konta, jednak warto założyć konto firmowe. Dlaczego?

Rozdzielenie środków prywatnych i firmowych pozwala na przejrzystość finansów, a opłaty za prowadzenie rachunku firmowego wliczysz w koszty. Dodatkowo odsetki na koncie firmowym nie są objęte tzw. podatkiem Belki. Zyskujesz także na tym, że produkty bankowe są dostosowane do potrzeb firm. Twój biznes może więc skorzystać np. z kredytów na finansowanie działalności gospodarczej.

Po uzyskaniu numerów NIP i REGON możesz założyć konto firmowe i zrobić aktualizację wpisu do CEIDG-1. Z tego konta opłacisz podatki i ZUS.

Jeżeli będziesz czynnym podatnikiem VAT i będziesz wystawiać faktury na kwoty powyżej 15 000 złotych, posiadanie konta firmowego będzie konieczne. Pamiętaj, że tylko rachunki firmowe znajdują się na tzw. Białej liście podatników VAT, dzięki czemu Twoja firma jest bardziej wiarygodna.

Formalności przy otwieraniu firmy. Do jakich urzędów należy się zgłosić?

Podczas składania wniosku o założenie JDG można dołączyć także formularze zgłoszeniowe do ZUS. Jeżeli chcesz skorzystać z ulgi na start i podlegać tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, będzie to ZUS ZZA. Gdy musisz opłacać również składki społeczne, właściwym drukiem będzie ZUS ZUA.

Następnie wystarczy, że podpiszesz wniosek profilem zaufanym i wyślesz. Prawidłowo złożony wniosek zostanie potwierdzony mailem. Wystarczy poczekać na informację o nadaniu NIP i REGON, co nastąpi w ciągu 3 dni.

Przy spółce z o.o. wniosek o wpis składa się wyłącznie elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Na tym portalu możesz zarejestrować w KRS spółkę, której umowa już została podpisana przez wspólników u notariusza lub złożona przez system S24.

Otwieranie działalności gospodarczej a księgowość

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej. Można to robić samodzielnie lub zlecić do biura rachunkowego. Podczas składania wniosku do CEIDG-1 podajesz dane biura, które wybierzesz lub możesz zrobić to później podczas aktualizacji wniosku.

Ile kosztuje założenie firmy w Polsce?

Zdecydowałeś się na założenie firmy? Koszty początkowe uzależnione są od rodzaju działalności gospodarczej oraz formy prawnej. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej i spółce cywilnej nie ponosisz kosztów, ponieważ wpis złożony do CEIDG-1 przez Internet jest bezpłatny.

Nieco inaczej jest przy spółce jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z o.o. czy akcyjnej. Tu musisz liczyć się z opłatą notarialną oraz kosztem rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (500 zł). Do tego dochodzi opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł). Konieczny jest również kapitał zakładowy (dla spółki z o.o. min. 5 tys. zł, spółki komandytowo-akcyjnej – 50 tys. zł, a spółki akcyjnej – 100 tys. zł).

Ile trwa otwieranie działalności gospodarczej?

Zastanawiasz się ile trwa założenie firmy? Internetowe usługi rządowe pozwalają na szybką rejestrację działalności gospodarczej. Przy JDG i spółce cywilnej to kilka godzin. Trochę dłużej czeka się na NIP – nawet 3 dni. Przy spółkach kapitałowych, gdzie konieczny jest wpis do KRS, trwa to około 4 tygodni.

Jak otworzyć własną działalność? Trzymaj się tych wskazówek!

Jeżeli masz już pomysł na swój biznes, znasz niszę i konkurencję, to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zacząć przygodę z własną firmą. Jak założyć działalność gospodarczą?

• Wybierz formę prawną działalności – może to być jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka z o.o. czy partnerska.
• Następnym krokiem będzie zarejestrowanie firmy przez rejestr Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowy Rejestr Sądowy (KRS).
• Jeżeli masz wszystkie dane, nazwę firmy, wybrane kody PKD oraz formę opodatkowania, możesz złożyć wniosek o rejestrację.
• Najlepiej założyć działalność gospodarczą przez Internet. Wymagany jest tutaj profil zaufany, jednak jest to bezpłatne oraz szybkie, ponieważ wszystkie formalności załatwisz w jednym miejscu.

Przy otwieraniu biznesu dobrze jest pomyśleć także o koncie dla przedsiębiorstwa. Rachunek firmowy gwarantuje przejrzystość operacji finansowych oraz daje dostęp do korzystnych produktów bankowych. Konieczne jest także zadbanie o księgowość. W przypadku JDG możesz robić to samodzielnie, przy spółkach warto zaś skorzystać z usług biura rachunkowego.

Bibliografia:

1. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/061

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00120