Efektywność osobista – jak być bardziej produktywnym na co dzień?

Czujesz się jak żongler, który lada moment upuści wszystkie talerze? Masz na głowie tak wiele, że miotasz się od zadania do zadania? Nie wstajesz od biurka, a i tak musisz zostawać po godzinach, bo nie udaje Ci się ze wszystkim zdążyć? Możesz to zmienić!

Efektywność osobista (inaczej produktywność), to pojęcie, które ma mnóstwo mniej lub bardziej skomplikowanych definicji. Nam najbardziej podoba się ta najprostsza: efektywność osobista to po prostu najlepsze rezultaty osiągane przy minimalnych nakładach pracy w najkrótszym możliwym czasie. Krótko mówiąc coś, co pozwoli Ci działać skutecznie bez wypruwania sobie żył.

Co możesz zrobić, by zwiększyć swoją produktywność?

Planuj

Zanim rzucisz się w wir obowiązków, zrób listę to-do: spisz zadania, które chcesz zrealizować tego dnia w pracy, spraw, które musisz załatwić, miejsc, które chcesz uporządkować w domu, itd. Dzięki temu nie pogubisz się i nie stracisz motywacji: odhaczając kolejne punkty z listy, zobaczysz, jak zbliżasz się do celu!

Jeśli rzeczy, które masz do zrobienia, jest bardzo dużo, ustal, w jakiej kolejności zamierzasz się za nie zabrać i ile mniej więcej czasu chcesz na to poświęcić. Trenerzy rozwoju osobistego radzą, by dzielić zadania na pilne i ważne, pilne i nieważne, ważne i niepilne oraz niepilne i nieważne. Wszystko sprowadza się do ustalenia priorytetów. Jak to zrobić? Możesz zacząć pracę od tego, co najłatwiejsze, żeby stopniowo wejść na wyższe obroty, ale możesz także na dzień dobry „zjeść żabę”, czyli wykonać najtrudniejsze zadanie z listy, by mieć je z głowy. Oba sposoby są równie dobre, by nie miotać się, wciąż zmieniając kolejność.

Dziel trudne zadania na prostsze etapy

Jeżeli przedsięwzięcie, które Cię czeka, jest skomplikowane i czasochłonne, podziel je na łatwiejsze w realizacji, a dzięki temu mniej przytłaczające etapy. To jak z odchudzaniem. Zdanie „Schudnę do wakacji 24 kg” brzmi jak pobożne życzenie, prawda? „Schudnę 4 kg miesięcznie, dzięki czemu w ciągu 6 miesięcy będę o 24 kg lżejszy” to już całkiem rozsądny plan.

Jeśli to możliwe, podziel się obowiązkami

Nie zawsze wszystko musisz robić sam, prawda? Jeśli to możliwe, część zadań powierz innym osobom, np. współpracownikom albo domownikom.

Zapewnij sobie komfort

Zastanów się, co mogłoby pomóc Ci w pracy. Zamknięte drzwi do pokoju, w którym siedzisz przy komputerze? Porządek na biurku? Butelka wody? Otwarte okno?

Powiedz „Nie” złodziejom czasu

Czytanie wpisów znajomych w social mediach, czytanie sms-ów i przetrząsanie szuflad w poszukiwaniu zatemperowanego ołówka, spinacza albo zszywacza zabiera mnóstwo cennych minut. Nie chodzi oczywiście o to, byś z tego wszystkiego rezygnował. Wystarczy, że nie będziesz tego robić w czasie przeznaczonym na wykonywanie poszczególnych zadań.  

Naucz się odmawiać

Nie zdołasz zrealizować tego, co zaplanowałeś, co chwilę wyświadczając komuś przysługę, pomagając w czymś, robiąc coś za kogoś, słowem rozpraszając się na różne sposoby. Naucz się odmawiać asertywnie, a więc tak, by nikogo nie ranić.

Sprawdź, jak się to robi

Niemal każdą rzecz – od tabeli w Excelu po czyszczenie tapicerowanej kanapy w salonie – można robić na wiele różnych, mniej lub bardziej efektywnych sposobów. Jeśli nie masz pewności, że sposób, z którego dotąd korzystałeś, jest dobry, poszukaj takiego, który pozwoli Ci wykonać pracę sprawnie i szybko. Poproś kogoś o radę, przeczytaj instrukcję (bywają nudne, ale mogą zaoszczędzić mnóstwo czasu!), obejrzyj tutorial.  Nie musisz szukać najlepszego sposobu na świecie. Wystarczy sprawdzony i skuteczny.

Nie rób kilku rzeczy naraz, ale…

Jak ustalili psychologowie, wykonywanie kilku zadań jednocześnie (albo błyskawicznie przełączanie się między nimi) sprawia, że niczego nie robi się dobrze. Multitasking po prostu się nie sprawdza. Jeśli nie masz wyjścia (bo zadań jest dużo), pogrupuj je tak, by te, które wykonujesz w jednym czasie, były do siebie w miarę podobne. Możesz także bez ryzyka utraty efektywności robić rzeczy angażujące różne zmysły, np. słuchać podcastów albo audiobooków podczas robienia porządków w garażu.

Nie daj się stresowi

Stres mobilizuje do działania i dodaje siły, jednak na dłuższą metę może prowadzić do wyczerpania. Jeśli czujesz, że masz dość (np. nie możesz zebrać myśli, masz kłopoty z podejmowaniem najprostszych decyzji, tracisz panowanie nad sobą, zaczynasz się miotać), powiedz sobie „Stop!” i zrób coś, co może poprawić Twoje samopoczucie, np. porozmawiaj z kimś albo odetchnij głęboko i – o ile nie jesteś kardiochirurgiem – uwierz, że to, czym się właśnie zajmujesz, nie jest operacją na otwartym sercu.

Zrób sobie przerwę

Jeśli pracujesz przy komputerze, odpocznij w ruchu, np. przeciągając się albo robiąc kilka prostych ćwiczeń. Jeśli to, co robisz, wymaga wysiłku fizycznego, usiądź albo połóż się na chwilę. Kwadrans przerwy sprawi, że odzyskasz siły.

Nie zawsze musisz być perfekcjonistą

Nie musisz zrobić najlepszej na świecie bazy danych (prezentacji, itp.) ani wysprzątać mieszkania tak, by lśniło jak porodówka. Wystarczy, że zrobisz to dobrze i zmieścisz się w czasie.

Ucz się na błędach

Błędy to normalna część życia, jednak warto wyciągać z nich wnioski. Co mógłbyś zrobić, by następnym razem nie popełniać tych samych?

Dbaj o motywację

Zapał do pracy Ci minął? Pomyśl o korzyściach, jakie się wiążą z dokończeniem pracy (np. nie będziesz musiał zostać po godzinach, będziesz mógł wcześniej zająć się czymś, co sprawia Ci przyjemność). Odpocznij, jeśli tego potrzebujesz, ale nie poddawaj się.

Naucz się technik zwiększających produktywność

Trenerzy rozwoju osobistego znają mnóstwo technik, które pomagają zwiększyć efektywność osobistą. Jedną z nich jest np. technika Pomodoro, polegająca na dzieleniu czasu przeznaczonego na wykonanie jakiegoś zadania na krótkie bloki, np. 25 minutowe bloki i 5 minutowe przerwy. Opisy tych technik bez trudu znajdziesz w sieci i w poradnikach.

Dbaj o siebie

Wysypiaj się. Jeśli masz więcej niż 20 lat, po każdej zarwanej nocy Twoja efektywność spada na łeb i szyję i nawet zupełnie proste zadania mogą wydawać Ci się trudne.

Jedz regularnie i nie zapominaj o piciu. Banał? Pewnie tak, że jak wynika z badań Health Enhancement Research Organization (HERO), pracownicy, którzy regularnie jedzą zdrowe posiłki, są bardziej skoncentrowani i zwiększają swoją wydajność aż o 25 procent!

Żyj nie tylko pracą

Życie jest tylko jedno, dlatego warto korzystać z niego pełnymi garściami. Jak sądzisz, czy ludzie u jego kresu żałują, że pracowali zbyt mało? Z pewnością nie. Zgodnie z koncepcją Work-Life Balance człowiek, który potrafi dzielić swój czas i energię między pracę, a życie osobiste (w tym przyjemności i relaks) jest też bardziej efektywny. Po prostu łatwiej mu wszystko przychodzi i osiąga swoje cele mniejszym kosztem.

Źródła:

• Mateusz Grzesiak „Bądź skuteczny. 50 narzędzi rozwijających efektywność osobistą i zawodową”, onepress 2021
• Efektywność osobista – czym jest i jak ją skutecznie rozwijać, eGospodarka.pl, https://www.praca.egospodarka.pl/127133,Efektywnosc-osobista-czym-jest-i-jak-ja-skutecznie-rozwijac,1,46,1.html
• Diana Wolańska-Buzalska, Czy żywienie ma wpływ na efektywność w pracy? Narodowe Centrum Edukacji Żywieniowej https://ncez.pzh.gov.pl/abc-zywienia/czy-zywienie-ma-wplyw-na-efektywnosc-w-pracy/