Sami Swoi | 04.02.2021

Jak zarządzać swoim czasem?

Zmiany, które zaszły ostatnimi czasy w otaczającej nas rzeczywistości wywróciły naszą dotychczasową organizację czasu do góry nogami. Często mamy wrażenie, że czas “przecieka nam między palcami” i nie panujemy nad zadaniami, które mamy do wykonania.

Home office w połączeniu ze zdalnym nauczaniem to nowości, z którymi większość z nas mierzy się teraz każdego dnia. Nowe warunki pracy i nauki wymagają od nas przeorganizowania naszego dotychczasowego trybu życia.

Jeśli coraz częściej zadajesz sobie pytanie: w jaki sposób utrzymać balans pomiędzy efektywną pracą a życiem prywatnym? Jak skutecznie zarządzać swoim czasem?

Może Ci się przydać kilka porad, które dla Ciebie przygotowaliśmy.

Na pewno część tych zasad znasz, ale im więcej okazji do utrwalania tym większa szansa, że staną się Twoim nawykiem, który będzie ułatwiał codzienne działanie.

Chcesz pracować szybciej i skuteczniej? Zacznij od swojego miejsca pracy.

Zorganizuj swoje otoczenie tak, aby bez problemu skupić się nad zdaniami. Idealnym rozwiązaniem jest tzw. domowe biuro – oddzielne pomieszczenie zamykane na klucz i praca przy biurku (nie na łóżku czy kanapie). Jeśli nie masz takiej możliwości, warto wydzielić choć kawałek przestrzeni, gdzie będziesz wykonywać swoją pracę.

Czas ma znaczenie!

Elastyczne godziny pracy mają swoje zalety, szczególnie podczas pracy w domu. Zdarza się jednak, że praca zawodowa zaczyna pochłaniać nas całkowicie i nie mamy już czasu na życie prywatne. Warto więc ustalić limit czasu na każde zadanie (zarówno te dotyczące pracy, jak i spraw prywatnych). Możesz też określić pory dnia, godziny kiedy będziesz realizował dane zadania i ile czasu na nie potrzebujesz. Oczywiście nie ma większego sensu planowanie wszystkiego co do minuty, bo tak dokładne plany w zderzeniu z rzeczywistością mogą się nie udać, natomiast jasno określ w jakich godzinach będziesz realizował dane zadanie, do kiedy powinieneś je skończyć, aby zająć się kolejnym. Kiedy będzie czas na posiłki, a kiedy na pracę, przyjemności i odpoczynek. Staraj się trzymać tego harmonogramu.

Człowiek wykonuje daną pracę tak długo, ile ma czasu do dyspozycji. Jeśli nie ustali się terminu, zadania stają się bezterminowe i w taki sposób są potem traktowane – Henryk Bieniok

Zadania podziel na priorytetowe, ważne i mniej ważne.

Taki podział działań pozwoli Ci skupić się na tym, co najistotniejsze i nie „gasić pożarów“, gdy okaże się, że poprzedniego dnia źle określiłeś priorytety. Każdy dzień zaczynaj od najważniejszych zadań. Ważne i mniej ważne to takie, które możesz przenieść w czasie, bez utraty kontroli nad swoim dniem. Jak to zrobić w praktyce?

Metodą, która wspiera tę umiejętność, jest Macierz Eisenhowera. Kategoryzuje ona zadania na:

  • ważne i pilne np. przygotowanie ofert na jutro;
  • ważne i niepilne np. czas na naukę angielskiego, która może być potrzebna, gdy będziemy chcieli zmienić pracę
  • nieważne, ale pilne np. niektóre spotkania;
  • nieważne i niepilne np. przeglądnięcie ofert na najbliższe ferie zimowe.

Uporządkowanie swojej listy zadań według takich kryteriów na pozór może wydawać się łatwe. Zaczynamy od rzeczy ważnych i pilnych, później mniej ważne i pilne itd. Zbyt wielu rzeczom pilnym przypisujemy jednocześnie miano ważnych. W konsekwencji zasypywani jesteśmy ogromną liczbą zadań i zamiast konsekwentnego planowania i jasnych podziałów, mamy w rezultacie długą listę, natłok zadań powodujących stres i poczucie przeciążenia.

Jeśli chcesz sprawdzić, na ile Twój umysł jest uzależniony od różnego rodzaju zadań, tych bardziej lub mniej pilnych, zapraszamy do krótkiego testu. Pomoże Ci on sprawdzić, czy konieczne jest dokonanie zmian w tworzonej liście zadań po to, by sprawniej odróżniać, co jest rzeczywiście pilne, a co może poczekać.

Kliknij i pobierz nasz test!

Zapisuj zadania które masz do wykonania.

Nie tylko w kontekście ustalania priorytetów, ale także podziału co na dziś, a co na kolejne dni. Pozwoli to nie tylko na lepsze planowanie, ale może też być elementem motywującym. Będziesz widzieć co już jest zrobione, ile udało Ci się zrobić dziś, wczoraj, nad czym jeszcze musisz popracować.

Jak zarządzać swoim czasem - infografika

Działaj systematycznie!

Sprawdź, które z wykonywanych przez Ciebie zadań wymagają systematyczności. Jeżeli np. jesteś handlowcem może to być pozyskiwanie klientów. Dzwonienie przez cały dzień raz w tygodniu nie przyniesie tych samych efektów co zaplanowana w określonej porze dnia codzienna, określona liczba telefonów. W krótkim czasie Twoja efektywność może wzrosnąć w zaskakujący sposób. Sytuacja wygląda podobnie np. przy uprawianiu sportu, systematyczny trening daje najlepsze rezultaty!

Skup się!

Zaobserwuj co pomaga Ci w koncentracji. Może będzie to cisza, a może konkretna muzyka, a może wręcz przeciwnie – szybkie tempo działań i ogólne poczucie presji pozwala Ci na efektywne realizowanie planu. Uważaj na rozpraszacze uwagi – zaglądanie do Facebooka, Messengera, robienie jednocześnie trzech rzeczy nie pomaga w koncentracji.

Jeśli nie przepadasz za odręcznym zapisywaniem zadań, możesz też skorzystać z dostępnych aplikacji do organizacji czasu. Pocket, Any.do czy WorkTime to jedne z możliwości planowania czasu, z których możesz korzystać na swoim smartfonie.

Wykorzystując przedstawione zasady zarządzania czasem łatwiej przyjdzie Ci osiągnąć zaplanowane cele – szczególnie teraz, gdy pracujesz zdanie. Dodatkowo uzyskasz więcej czasu dla siebie, który możesz spędzić jak chcesz, bez nerwowego spoglądania na zegarek.

Satysfakcja z panowania nad własnym czasem gwarantowana!

Tagi