Wiosna 2018 kojarzy nam się z piękną pogodą i najdłuższym długim weekendem. Reprezentacja Polski w piłce nożnej w tym czasie była na ostatniej prostej przed mundialem. Jednak dla firm i instytucji publicznych wiosna była bardzo nerwowa.
To właśnie w maju 2018 roku Twoja poczta elektroniczna była pełna wiadomości, których głównym tematem było, kto i po co przetwarza Twoje dane osobowe. 25 maja weszło w życie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych w skrócie RODO. O RODO wiedzieliśmy od 2016 roku, przez 2 lata państwa, firmy i instytucje miały czas, by dostosować swoje procedury do nowych przepisów. To unijne rozporządzenie dopuściło też możliwość zróżnicowania prawa w obrębie poszczególnych krajów członkowskich, lecz w niewielkim zakresie. Dzięki nowym przepisom obywatelom ma być łatwiej kontrolować, co dzieje się z ich danymi osobowymi, z drugiej strony rozporządzenie ma dostosować prawo do możliwości technologicznych XXI wieku. RODO wprowadziło nowe zasady dotyczące wyrażania zgód, nałożyło też na administratorów danych szereg zobowiązań.
Jak to wygląda w praktyce? Bardzo szybko okazało się, że nowe przepisy zostały różnie zinterpretowane. Internet jest pełen anegdot o tym, jak nieudolnie i nadgorliwie wprowadziły je przychodnie czy szkoły. Jednak RODO jest faktem i… wysokie grzywny za naruszenie postanowień rozporządzenia również. Dlatego korporacje działają teraz w ostrożny sposób.
Jeżeli szukasz pracy lub kiedykolwiek w swoim życiu wysłałeś do jakiejś firmy CV, RODO dotyczy Ciebie również, może nawet bardziej niż myślisz. Masz swoje prawa i warto o nich wiedzieć. Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania Cię o tym, kto i w jakim zakresie będzie przetwarzał Twoje dane. Ten tzw. obowiązek informacyjny pracodawcy spełniają poprzez umieszczenie tych informacji w treści ogłoszenia o pracę, w formularzu elektronicznym służącym do aplikowania lub w serwisach dotyczących kariery w danej firmie.
Pracodawca nie może wymagać od Ciebie podawania nadmiarowych danych. Dopiero na potrzeby zatrudnienia może poprosić Cię np. o PESEL (chociaż niewykluczone, że się to w niedalekiej przyszłości zmieni). Kodeks Pracy definiuje katalog danych, o które obecnie może wystąpić pracodawca do kandydata. Są to:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców kandydata,
- data urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Od przyszłego roku na tej liście adres do korespondencji zastąpi zamieszkania, znikną też imiona rodziców, z kolei pojawi się na niej adres mailowy i telefon. Wszelkie pozostałe dane są nadmiarowe, ale to wcale nie znaczy, że niepotrzebne! Podczas przygotowywania CV warto pomyśleć o tym, by jak najlepiej się zaprezentować, a nie o tym, czego nie musimy przedstawiać. Zdobytych certyfikatów w tym katalogu nie ma, a jednak mogą one zwiększyć Twoje szanse na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.
Przede wszystkim warto, aby kandydat nie zaszkodził sam sobie. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest Twoja zgoda. Zgoda powinna być świadoma, dobrowolna, ale też udzielona konkretnie do wskazanych celów. Z tego powodu stara formułka Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm) nie bardzo się już nadaje. Zwłaszcza, że wskazywana w niej ustawa już nie obowiązuje.
Co prawda sam fakt przesłania aplikacji w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie oznacza, że kandydat wyraża zgodę na przetwarzania jego danych, jednak wróćmy do informacji o tym, że zgoda powinna ona być konkretna i specyficzna. To oznacza, że kandydat nie może jednocześnie wyrazić zgody na przetwarzanie jego danych w ramach różnych procesów. Dlatego, jeśli chcesz, by rekruter uwzględnił Cię np. w procesie, który pojawi się w firmie w przyszłości, wyraź dodatkową zgodę na przetwarzanie danych osobowych w innych procesach rekrutacyjnych. Warto zapoznać się z tym, jakiej zgody oczekuje pracodawca. Tę informację możesz znaleźć na stronie internetowej pracodawcy np. w strefie dotyczącej kariery, a niektóre firmy na swojej głównej stronie kierują do materiałów dotyczących RODO.
Nawet jeśli wyraziłeś zgodę na przetwarzanie danych osobowych w ramach rekrutacji, nie oznacza to, że firma, do której aplikowałeś, może to robić w nieskończoność. W obowiązku informacyjnym powinna się znaleźć informacja, jak długo Twoje dane będą przetwarzane. Może zaskoczyć Cię fakt, że w różnych firmach są to różne okresy. Wynika to z tego, że RODO nie doprecyzowało tej kwestii, pozwalając instytucjom na samodzielne określenie tego elementu.
Masz też prawo do bycia zapomnianym. RODO uporządkowało funkcjonujące w tym zakresie zasady. To oznacza, że możesz poinformować firmę, do której aplikowałeś, że cofasz swoją zgodę na przetwarzanie danych i prosisz o ich usunięcie. Jeżeli będziesz mieć wrażenie, że tego nie zrobiono (np. ktoś skontaktuje się z Tobą z propozycją udziału w rekrutacji), pomoże Ci Inspektor Ochrony Danych – to osoba powoływana w firmach i instytucjach, by wspierać je we wdrażaniu RODO i monitorowaniu tego, co dzieje się z danymi osobowymi. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych powinien znajdować się pośród informacji o przetwarzaniu danych osobowych. Firmy udostępniają różne formularze, które służą do złożenia wniosku o bycie zapomnianym. W praktyce powinna wystarczyć wiadomość mailowa zawierająca prośbę i niezbędne do identyfikacji Twojej osoby dane np. imię i nazwisko oraz adres mailowy. Jeżeli podasz za mało informacji w takim wniosku, osoba odpowiedzialna za jego realizację poprosi Cię jeszcze o dodatkowe dane – musi mieć pewność, że z baz usunie właściwą osobę. Kiedy powinieneś taki wniosek złożyć? Wydaje się, że warto być uwzględnianym w dodatkowych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez firmy. Jednak zdarza się, że przestaje Ci odpowiadać misja firmy, a może w trakcie rekrutacji wydarzyło się coś, po czym uznałeś, że to absolutnie nie jest miejsce dla Ciebie? W takich sytuacjach warto skorzystać z prawa do bycia zapomnianym.
W maju 2018 mogłeś być już zmęczony liczbą wiadomości o RODO. Zdarza się, że nie zwracamy na takie informacje uwagi, bo wydaje nam się, że nas nie dotyczą. Tymczasem dzięki temu rozporządzeniu możemy odzyskać kontrolę nad tym, co dzieje się z naszymi danymi osobowymi – warto o tym pamiętać.
