Zgodnie z polskimi przepisami przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie ma obowiązku posiadania konta firmowego w banku. Warto jednak rozważyć otwarcie takiego rachunku, przynajmniej w celu usprawnienia rozliczeń. Co zrobić, gdy już masz konto firmowe, ale chcesz przenieść je do innego banku? Zmiana konta nie jest skomplikowana, jednak wymaga zachowania kilku formalności.

Kiedy przedsiębiorca musi założyć konto firmowe w banku?

Choć przepisy z góry nie nakładają takiego obowiązku na każdego, to w przypadku aktywnych płatników podatku VAT posiadanie konta firmowego jest obowiązkowe. Zgodnie z prawem musisz mieć konto dla swojej działalności, jeśli:

• jesteś aktywnym płatnikiem podatku VAT i musisz korzystać z mechanizmu podzielonej płatności (split payment). Subkonta VAT są tworzone automatycznie tylko do rachunków firmowych.
• realizujesz transakcje powyżej 15 000 zł, bo powyżej tej kwoty operacje muszą być wykonywane bezgotówkowo.

Rachunek firmowy musi wtedy znaleźć się na tzw. białej liście podatników VAT. Te obowiązki dotyczą zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i spółek prawa handlowego.

O czym trzeba pamiętać, zanim zdecydujesz się na zmianę rachunku firmowego?

Zmiana konta dla firmy na inne, np. poprzez przeniesienie usług do innego banku, może mieć sens, jeśli dotychczasowy produkt nie spełnia Twoich oczekiwań. W momencie przeniesienia konta musisz dopełnić kilka formalności:

• zaktualizuj numer rachunku firmowego na fakturach, np. w programie księgowym;
• poinformuj swoich kontrahentów o zmianie konta;
• zgłoś nowy numer konta do urzędów, a także zaktualizuj te dane w CEIDG i KRS;
• zgłoś fakt zmiany do urzędu skarbowego, aby wpisać nowy numer rachunku na białą listę podatników VAT (dotyczy to sytuacji, gdy jesteś aktywnym płatnikiem VAT).

W jakich sytuacjach zmiana konta firmowego na inne może mieć sens?

Takie rozwiązanie ma sens wtedy, gdy obecne konto przestaje odpowiadać potrzebom Twojej firmy. Na zmianę możesz się zdecydować, jeśli:

• opłaty za prowadzenie rachunku i przelewy stają się zbyt wysokie;
• bank oferuje ograniczoną funkcjonalność bankowości internetowej lub aplikacji mobilnej;
• konto nie integruje się z systemem księgowym lub narzędziami do fakturowania;
• firma potrzebuje dodatkowych usług (np. terminala, leasingu).

To istotne powody, które mogą przyczynić się do zmiany konta firmowego. Po zmianie możesz zyskać np. darmowe konto, kartę firmową i przelewy, w tym przelewy do ZUS i US a także otrzymać od banku np. bonusy za otwarcie konta czy preferencyjne warunki kredytów firmowych.