Optymalizacja i cyfryzacja procesów w firmie to obecnie standard. Nic dziwnego – inwestowanie w nowoczesne aplikacje i cyfrowy obieg dokumentów pozwala na redukcję kosztów operacyjnych i usprawnienie wielu powtarzalnych procesów. Jak powinna przebiegać cyfryzacja firmy i o czym nie można zapomnieć podczas wdrażania konkretnych rozwiązań? Przejdź dalej po praktyczne wskazówki.

Jak cyfryzacja przedsiębiorstw wpływa na ich efektywność? Statystyki i raporty

Cyfryzacja może znacznie zwiększyć efektywność przedsiębiorstwa – poprzez lepsze wykorzystanie zasobów, obniżenie kosztów i rozwój nowych modeli biznesowych. Jednak aby osiągnąć realne korzyści, konieczne jest odpowiednie przygotowanie: inwestycje w kompetencje cyfrowe, wsparcie zarządu i jasna strategia.

Czy wiesz, że…? Według danych Indeksu DESI (Digital Economy and Society Index), obecnie tylko połowa polskich firm korzysta z Internetu i prostych aplikacji w codziennych działaniach. To znaczy, że przedsiębiorstwa najczęściej stawiają tylko na podstawowy poziom dojrzałości cyfrowej¹.

Aby przejść na wyższy poziom cyfryzacji przedsiębiorstwa, niezbędne jest wdrożenie nowoczesnych systemów informatycznych do zarządzania firmą, np. systemy CRM połączone ze sztuczną inteligencją i chmurowymi bazami danych.

W raporcie OECD „SME Digitalisation 2024” aż 47 % małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) wskazało, że dzięki cyfrowym narzędziom zwiększyło sprzedaż krajową³.

Cyfryzacja – co to jest i na czym polega?

Cyfryzacja firmy to proces przechodzenia z działań analogowych na narzędzia i rozwiązania cyfrowe. W ramach takich działań najczęściej dochodzi do wprowadzenia technologii, które ułatwiają pracę i automatyzują powtarzalne procesy w firmie.

Ciekawostka! 98,7% firm MŚP ma dostęp do szerokopasmowego Internetu a 67,3% z nich ma własną stronę internetową².

Digitalizacja przedsiębiorstwa polega na tym, że przenosisz kluczowe procesy do systemów, które działają szybciej, dokładniej i bez zbędnych przerw. Można to zrobić np. w ramach księgowości, obsługi klienta, zarządzania dokumentami czy sprzedaży.

Przykład? Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, dzięki któremu wszystkie pliki są w jednym miejscu, np. w przestrzeni chmurowej, a pracownicy nie tracą czasu na szukanie wersji papierowych dokumentów handlowych, faktur albo umów.

Takie rozwiązanie porządkuje pracę, przyspiesza obieg informacji i zmniejsza liczbę błędów. W efekcie możesz skupić się na rozwoju firmy zamiast na żmudnej administracji.

Od czego zacząć proces cyfryzacji w firmie?

Procedury związane z cyfryzacją przedsiębiorstwa można zacząć od prostej analizy tego, co aktualnie działa w firmie poprawnie, a jakie elementy mogą wymagać usprawnienia. Żeby sprawnie przeprowadzić proces digitalizacji firmy:

1. Przeanalizuj codzienne zadania, które zajmują najwięcej czasu lub generują błędy.
2. Określ cele, np. szybsza komunikacja, automatyzacja zadań czy uporządkowanie danych. Warto też sprawdzić, jakie narzędzia już masz i czy można je połączyć z nowymi rozwiązaniami.
3. Wybierz konkretne systemy, np. do obiegu dokumentów czy zarządzania projektami.

Na koniec dobrze jest ustalić harmonogram zmian, żeby cyfryzacja przebiegała spokojnie i bez skomplikowanych problemów technicznych.

4 ważne elementy cyfryzacji firmy

Warto zacząć od małych kroków i skupić się na obszarach, które najszybciej usprawnią działanie przedsiębiorstwa. Poniżej znajdziesz cztery elementy, które pomagają firmom działać szybciej i bardziej przejrzyście.

Automatyzacja procesów firmowych

Automatyzacja pozwala skrócić czas wykonywania rutynowych zadań i zmniejszyć liczbę błędów. Sprawdza się przy obsłudze maili, faktur czy procesów magazynowych.

Po więcej informacji zajrzyj do naszego poradnika:

Pomocne są proste narzędzia, takie jak integratory do zadań powtarzalnych, systemy workflow czy automatyczne powiadomienia między działami.

Digitalizacja dokumentów

Cyfryzacja firmy porządkuje dokumenty i ułatwia dostęp do informacji. Możesz rozpocząć od zamiany papierowych faktur na pliki PDF, wdrożenia elektronicznych obiegów dokumentów i przechowywania plików w spójnym systemie folderów.

W praktyce wystarczy skaner, jasne zasady nazewnictwa plików i narzędzie do podpisu elektronicznego. Proste kroki zmniejszają chaos i pozwalają szybko odnaleźć to, czego potrzebujesz. W ten sposób da się też skutecznie ograniczyć koszty operacyjne, a to realnie może poprawiać rentowność prowadzonego biznesu.

Cyfrowa analiza i gromadzenie danych

Dane pomagają podejmować lepsze decyzje i obserwować, co dzieje się w firmie. Najczęściej dotyczą sprzedaży, reklamacji, zapytań klientów czy stanów magazynowych.

Warto zacząć od jednego panelu raportowego, który pokazuje podstawowe wskaźniki. Proste narzędzia analityczne pomogą śledzić trendy i reagować wcześniej.

Wdrożenie rozwiązań chmurowych

Chmura ułatwia pracę zespołową i zapewnia dostęp do plików z dowolnego miejsca. Dzięki temu dokumenty, projekty i zadania są zawsze aktualne i bezpieczne. W praktyce dobrze sprawdzają się dyski współdzielone, aplikacje do pracy projektowej i systemy backupu. Żeby wdrożyć w firmie rozwiązania chmurowe, trzeba zacząć od digitalizacji dokumentów.

Dlaczego warto zdecydować się na cyfryzację firmy? Zalety i wyzwania

Cyfryzacja przedsiębiorstwa daje większą kontrolę nad codzienną pracą i pomaga działać szybciej. To też sposób na uporządkowanie procesów i lepsze wykorzystanie zgromadzonych danych.

Tabela 1: Zalety i wyzwania cyfryzacji firmy.

Źródło: Opracowanie własne.

Cyfryzacja firmy a konkurencyjność rynkowa – podsumowanie

Cyfryzacja wzmacnia pozycję firmy na rynku, bo pozwala działać szybciej, sprawniej i bardziej świadomie. W praktyce może działać jak narzędzie, które porządkuje procesy i daje lepszy wgląd w to, co naprawdę dzieje się w firmie.

Chcesz wdrożyć cyfryzację krok po kroku? Przeanalizuj procesy, wybierz najprostsze obszary do usprawnienia i testuj narzędzia, zanim wprowadzisz je szerzej. To rozsądne podejście, które pomaga uniknąć chaosu i jest punktem wyjścia do dalszych zmian.

Źródła:

1. https://digital-decade-desi.digital-strategy.ec.europa.eu/datasets/desi/charts/desi-indicators?period=desi_2024&indicator=desi_sme_di3_gelo&breakdown=ent_sm_xfin&unit=pc_ent&country=AT,BE,BG,HR,CY,CZ,DK,EE,EU,FI,FR,DE,EL,HU,IE,IT,LV,LT,LU,MT,NL,PL,PT,RO,SK,SI,ES,SE
2. https://fips.pl/podsumowanie-raportu-parp-o-stanie-sektora-msp-w-polsce-w-2024
3. https://www.oecd.org/content/dam/oecd/en/networks/oecd-digital-for-smes-global-initiative/FINAL-D4SME-2024-Survey-Policy-Highlights.pdf
4. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00442